De magnetische kracht van innovatie: VDB Notarissen en Finbees
“Wij zijn een magneet voor werk en voor mensen. Dat blijven we, mede dankzij innovatieve partners zoals Finbees.”
Toen VDB Notarissen zich afgelopen jaar moest losmaken van HLB Witlox van den Boomen, stond het team voor een enorme uitdaging. Ze moest in een recordtijd een compleet nieuwe bedrijfsstructuur opzetten, inclusief marketing, ICT én boekhouding. En dat voor december, de drukste tijd van het jaar. Kortom, de klok tikte. In die hectiek bleek één ding cruciaal: een partner die kon meedenken, vooruit kon kijken en de sector van binnenuit kende. Dat was het moment waarop Finbees in beeld kwam.
Marco Haanappel, notaris bij VDB Notarissen, verwoordt het treffend: “Wij zijn ook na deze afsplitsing een magneet voor werk en voor mensen, mede dankzij innovatieve partners zoals Finbees.”
Een nieuwe start voor VDB Notarissen
Even een stap terug in de tijd. VDB Notarissen maakte ooit deel uit van HLB Witlox van den Boomen, maar toen dit kantoor fuseerde met twee andere accountantskantoren tot Newtone, bleef VDB Notarissen als vreemde eend in de bijt over. Meefuseren was geen optie. William Kuijpers, notaris bij VDB Notarissen, vertelt: “We stonden voor de uitdaging om in zes maanden tijd een nieuwe entiteit op te richten en een solide basis voor onze bedrijfsvoering te leggen. Dat alles terwijl we ons voorbereidden op december, onze drukste maand van het jaar. Het was een gigantische opgave.”
De keuze voor Finbees: een natuurlijke match
Al jaren werken Marco en William nauw samen met John Schrijvers en Gerard den Teuling van Rsult, met wie ze al goede ervaringen hadden. William legt uit: “We wisten dat ze inmiddels Finbees hadden opgericht, een bedrijf dat zich specifiek richt op de boekhouding van notariskantoren en in combinatie met Rsult zo’n 70-100 kantoren op diverse gebieden ondersteunt. Een ander groot voordeel is dat we werken met Notaris Dossier Pro (NDP), het hart van ons kantoor. Rsult is de preferred supplier van NDP en kent dit pakket door en door.”
De keuze voor Finbees bleek een schot in de roos. Marco voegt toe: “Waarom we niet voor een ander boekhoudkantoor hebben gekozen? De administratie van een notariskantoor is zo specifiek. Dagelijks vinden er financiële transacties plaats, en die moeten niet alleen foutloos, maar ook snel gebeuren. Daar heb je een partij voor nodig die onze branche kent.”
“We hebben nu veel beter inzicht in onze financiële situatie en verwerken onze dagelijkse betalingen zonder problemen."
Werkgemak door automatisering
Met Finbees aan boord werden de administratieve processen en optionele koppelingen via NDP onder de loep genomen. Denk aan Payt voor creditmanagement en management rapportages vanuit Power BI. William: “Finbees heeft ons, in samenwerking met Rsult, enorm geholpen bij het optimaliseren van onze processen. Het opnieuw vormgeven, en het daarna verder automatiseren, van deze processen heeft geleid tot een significante efficiëntieslag. We hebben nu veel beter inzicht in onze financiële situatie en verwerken onze dagelijkse betalingen zonder problemen.”
Een van de grootste verbeteringen was het betalingsproces. Marco licht toe: “Voorheen hadden we ons autorisatiebestand pas terug tussen één en half vijf. Hierdoor vonden betalingen regelmatig net niet op de dag zelf plaats. Dat leidde soms tot ontevreden klanten die hun geldstroom uit het oog verloren en dachten dat wij bewust hun geld vasthielden. Nu kunnen we standaard voor drie uur de betalingen oppakken, wat een wereld van verschil maakt voor de klantbeleving.”
Proefdraaien voor de grote overstap
Voor de daadwerkelijke overstap draaide VDB Notarissen een week proef met haar eigen boekhouding. “We hebben alles tot in de puntjes getest,” vertelt William. “Van derdengelden tot de dagelijkse gang van zaken, alles moest gestroomlijnd en efficiënt verlopen. De proefweek verliep vlekkeloos, en daarna zijn we echt overgegaan.”
De samenwerking met Finbees heeft meer opgeleverd dan alleen een slimmer werkproces. Marco vervolgt: “Wat er nu staat, is het ideale plaatje. Het heeft wat kruim gekost, maar we zijn nu blij met wat er staat. Onze werkwijze is klantgerichter en biedt medewerkers de ruimte om flexibel en toch zonder gedoe hun werk te doen, waar zij zich ook bevinden.”
De toekomst: schaalbaar en innovatief
Wat begon als een noodzaak, heeft geleid tot een toekomstbestendige oplossing. Marco besluit: “Deze oplossing is schaalbaar. Fusies, nieuwe kantoren; wat onze plannen ook mogen zijn, het kan nooit op onze processen en bijbehorende ICT-omgeving stokken.”
De samenwerking tussen VDB Notarissen en Finbees heeft gezorgd voor een efficiëntere, klantgerichtere en toekomstbestendige bedrijfsvoering. Marco en William kijken tevreden terug op een intensieve periode waarin hun kantoor niet alleen de storm heeft doorstaan, maar er ook sterker is uitgekomen. Dankzij de innovatieve aanpak van Finbees heeft VDB Notarissen nu de middelen om verder te groeien en haar ambities waar te maken.
“Wat er nu staat,” besluit William, “is het resultaat van een perfecte mix van innovatie, kennis en partnerschap. Met NDP en Finbees als ons kompas trekken we ook in de toekomst kansen aan als een magneet.”
