De slimme zet van ERA Notarissen: meer tijd voor cliënten dankzij Finbees 

“Met Finbees loopt het altijd door, zelfs als wij of medewerkers er even niet zijn.”

Toen Madleen Kulhan en Shinta de Haan ERA Notarissen overnamen, kwamen ze voor een aantal uitdagingen te staan. Naast het runnen van een notariskantoor, waren er ook de financiële aspecten om rekening mee te houden. Waar de vorige notaris zelf de boekhouding deed, wilden de dames het moderner en efficiënter aanpakken. “We zijn notaris, geen boekhouders,” zegt Madleen lachend. “Dus toen we hoorden over Finbees, wisten we: dit is wat we nodig hebben.”

In samenwerking met Finbees kregen de dames grip op hun financiën en bespaarden ze kostbare tijd die ze nu besteden aan waar hun liefde echt ligt: mensen verder helpen.

Ontdekken waar de echte uitdaging ligt

Madleen en Shinta waren beiden ervaren in hun vakgebied, maar de zakelijke kant van kantoorvoering was nog nieuw terrein. “We hadden wel een idee van hoe de boekhouding werkt,” vertelt Shinta, “maar toen we het zelf moesten doen, bleek het toch een stuk ingewikkelder dan gedacht.” De dames wilden vanaf het begin alles goed op orde hebben, dus zochten ze een partner die hen kon begeleiden. Via Notarisdossier partner Rsult kwamen ze in contact met Finbees. “Frank, van Finbees, heeft ons toen eigenlijk een spoedcursus boekhouden gegeven,” vertelt Shinta lachend. “Het was precies wat we nodig hadden om onszelf snel en professioneel op de rit te krijgen.”

“Met Finbees loopt het altijd door, zelfs als wij of medewerkers er even niet zijn.”

Uitbesteden voor meer rust en efficiëntie

Voordat het zover was stond ERA Notarissen voor de keuze: iemand inhuren voor de boekhouding of het proces uitbesteden. “We dachten: stel dat we iemand in dienst nemen, dan moet die persoon ook op vakantie, of er kan uitval zijn,” legt Madleen uit. “Dat wilden we liever niet. Met Finbees loopt het altijd door, zelfs als wij of medewerkers er even niet zijn. En bovendien scheelt het ons enorm veel tijd.”

Het uitbesteden van de boekhouding bleek een schot in de roos. Dankzij Finbees worden alle boekingen nu gedaan, inclusief controles. “Wij doen zelf de betalingen, maar alles wordt voor ons klaargezet,” zegt Shinta. “Facturen worden uitgelezen, verwerkt en toegewezen aan de juiste dossiers. Het is gewoon een heel strak proces.” Dit scheelt de notarissen uren aan handmatige administratie. “Vroeger zaten we met papieren nota’s voor ons en moesten we alles handmatig invoeren: van rekeningnummers tot bedragen,” voegt Madleen toe. “Nu gebeurt dat allemaal rechtstreeks vanuit het systeem.”

"We krijgen wekelijks overzichten en weten precies waar we staan."

Vertrouwen in de juiste partner

De samenwerking met Finbees bracht al snel meer dan alleen efficiëntere processen. “We merkten dat we dankzij Finbees altijd goed op de hoogte zijn van onze financiële situatie,” zegt Shinta. “We krijgen wekelijks overzichten en weten precies waar we staan.” Voor een kantoor zoals ERA Notarissen is dat goud waard. “Het gevoel van grip op je financiën hebben is enorm fijn. Het zorgt ervoor dat je je zorgelozer voelt, zowel richting cliënten als intern,” aldus Madleen.

Een ander groot voordeel is de korte communicatielijn met Finbees. “Als we een vraag hebben, sturen we gewoon een berichtje of bellen we even. Binnen no-time krijgen we een helder antwoord,” vertelt Shinta. “Ook tijdens vakantieperiodes loopt alles gewoon door. Dat geeft rust.”

“Geld wordt twee keer per dag geboekt en verwerkt in de dossiers. Als een cliënt belt om te vragen of een betaling is ontvangen, kunnen we direct antwoord geven.”

Waar cliënten het verschil merken

Niet alleen intern merkt ERA Notarissen de voordelen van de samenwerking met Finbees. Ook de cliënten ervaren een verbeterde dienstverlening. “Omdat onze processen nu zo soepel lopen, schakelen we veel sneller,” zegt Madleen. “Geld wordt twee keer per dag geboekt en verwerkt in de dossiers. Als een cliënt belt om te vragen of een betaling is ontvangen, kunnen we direct antwoord geven.” 

Daarnaast is het debiteurenbeheer volledig uit handen genomen door Finbees. “We hoeven ons niet meer te bekommeren om openstaande facturen,” zegt Madleen opgelucht. “Finbees houdt alles bij, en dat maakt ons werk een stuk aangenamer.”

Sprong in het diepe

De keuze om met Finbees in zee te gaan, was niet zonder twijfel. “Het voelde een beetje als een sprong in het diepe,” geeft Shinta toe. “We wisten niet zeker of het goed zou uitpakken, maar Finbees heeft ons vertrouwen al snel gewonnen. Er was wat reparatiewerk te doen na de overname van het kantoor, en Finbees ontdekte meteen enkele kwetsbaarheden die we zelf over het hoofd zouden hebben gezien.” Die directe en professionele aanpak gaf de dames het vertrouwen dat ze de juiste keuze hadden gemaakt.

Als pioniers in de regio op het gebied van online dossiers zijn Madleen en Shinta niet bang om te innoveren. “We willen modern blijven, en dat betekent ook dat we ons openstellen voor nieuwe technologieën,” zegt Shinta. “Automatisering waar het kan, zoals met Finbees, helpt ons om ons werk efficiënter te doen zonder in te leveren op kwaliteit of persoonlijk contact met cliënten.”

Een slimme zet met grote impact

Voor Shinta de Haan en Madleen Kulhan is het duidelijk: de samenwerking met Finbees heeft ERA Notarissen niet alleen financieel efficiënter gemaakt, maar heeft hen ook geholpen om hun echte passie — het werken met cliënten — voorop te stellen.

Dankzij Finbees kunnen de dames van ERA Notarissen met een gerust hart de boekhouding uit handen geven en zich volledig richten op wat echt belangrijk is: hun cliënten. Een slimme zet met grote impact, die hun kantoor naar een hoger niveau tilt.