Van traditioneel naar toekomstgericht: Finbees haalt maximale uit administratie van Van Ee & De Jonge

De overgang van een vaste boekhouder naar een externe partij is voor veel notariskantoren een spannende stap. Van Ee & De Jonge was geen uitzondering. Maar dankzij de persoonlijke benadering en slimme automatiseringsoplossingen van Finbees, vond het kantoor een betrouwbare partner voor de toekomst.

“Finbees begrijpt de notariële sector door en door, en dat maakt het verschil. Dankzij de automatiseringsoplossingen en persoonlijke aanpak, kunnen wij ons volledig richten op onze cliënten en ons kantoor verder laten groeien.” — Van Ee & De Jonge.


Het moment van verandering

Het moment dat de vaste boekhouder van Van Ee & De Jonge besloot met pensioen te gaan, was een keerpunt voor het notariskantoor. Een bekende kracht verdween, en de vraag rees hoe de financiële administratie in de toekomst voortgezet moest worden. De eerste gedachte? Een interne vervanger aanstellen, iemand die fysiek op kantoor aanwezig is en de lijnen kort houdt. Maar verandering roept ook nieuwe mogelijkheden op. Dit bleek toen Frank Dekker van Finbees, een specialist in financiële administraties voor notariskantoren, op het toneel verscheen.

Vertrouwen op ervaring

De vacature voor een nieuwe boekhouder en controller trok de aandacht van Finbees. Frank Dekker, een van de gezichten van het bedrijf, reageerde persoonlijk. Het kantoor, nieuwsgierig naar wat een externe partij zou kunnen bieden, besloot een gesprek aan te gaan. Wat volgde, was een openhartig gesprek over de diensten die Frank en zijn team aanbieden en de expertise die zij in huis hebben. Hoewel het idee van uitbesteden spannend was, zorgden de kennis en aanpak van Frank voor vertrouwen. “We zagen meteen dat zijn verhaal klopte,” vertelt Van Ee & De Jonge. “De ervaring en kennis die Frank meenam, stelde ons al snel gerust.”

Toch bleef het spannend. De basis van de financiële administratie was goed op orde, mede dankzij de inzet van de vertrekkende boekhouder, maar zou een externe partij deze werkwijze begrijpen en voortzetten? Het antwoord kwam in de vorm van grondige gesprekken. “We hebben onze boekhouder betrokken bij het hele proces. Het ging erom dat de overdracht soepel zou verlopen en dat zij haar expertise kon delen voordat ze vertrok.”

Er was een korte periode van overlap waarin de oude boekhouder en Frank samenwerkten, wat zorgde voor een gedegen overdracht van taken en kennis. “Frank begrijpt ook dat verandering soms moeilijk kan zijn. Hij erkent als er ergens weerstand is en legt vervolgens heel duidelijk uit waarom een andere aanpak meerwaarde biedt.”

 

Persoonlijk contact als succesfactor

Een van de redenen waarom Van Ee & De Jonge voor Finbees koos, was het persoonlijke contact. “Er werken meerdere mensen op de backoffice van Finbees, maar wij hebben consistent te maken met dezelfde contactpersoon, Frank. Dat maakt alles overzichtelijk en persoonlijk,” legt Van Ee & De Jonge uit. “Als we vragen hebben, leggen we die direct bij Frank neer en krijgen we snel en duidelijk antwoord terug.”

Automatisering en efficiëntie: de kracht van Finbees

Wat begon als een spannende verandering, bleek al snel een verbetering van de bestaande processen. Finbees nam de bestaande werkwijze onder de loep en bracht enkele slimme aanpassingen aan. Automatisering werd waar mogelijk doorgevoerd, met als doel de processen efficiënter te maken en tijd te besparen.

“We ervaren een proactieve houding van Finbees,” vertelt Van Ee & De Jonge. “Ze schuwen geen automatisering om zaken slimmer in te richten.” Een voorbeeld hiervan is de integratie met Codex, het systeem dat het kantoor al gebruikte. “In het begin was het wennen, omdat we meer gegevens moesten invoeren dan voorheen, maar nu blijkt het een enorme tijdsbesparing te zijn. Data wordt automatisch in- en uitgelezen, wat ons veel handmatig werk scheelt.”

Naast de dagelijkse administratieve taken biedt Finbees ook strategisch advies. Iedere week ontvangt het notariskantoor een actuele rapportage met daarin de financiële status. “We hebben elke maand overleg op basis van deze cijfers,” legt Van Ee & De Jonge uit. “We bekijken dan bijvoorbeeld de resultaten van het huidige jaar in vergelijking met het vorige jaar, en spelen zo snel in op eventuele afwijkingen. 

"Finbees schakelt niet alleen op cijfermatig niveau, maar helpt ons ook om de richting van het kantoor te bepalen en processen te verbeteren. Ze begrijpen onze branche en de specifieke uitdagingen waarmee we te maken hebben."


Rust en vertrouwen in de toekomst

“We hebben nu beter inzicht in onze financiële situatie en weten precies waar we op moeten letten bij omzetdalingen of juist bij groei. Dit geeft ons de rust om op een verantwoorde manier te investeren in de toekomst.”

Het kantoor waardeert vooral de mogelijkheid om met Finbees te sparren over belangrijke beslissingen, zoals personeelskosten en investeringen. “Finbees heeft veel kennis in huis over wat normaal is voor een notariskantoor, bijvoorbeeld welk percentage van de kosten aan personeel besteed mag worden. We kunnen Frank vragen stellen als: ‘We hebben zoveel mensen aangenomen, maar is dit houdbaar?’ Dat geeft ons de nodige zekerheid.”

De automatisering van processen via Codex heeft veel tijd bespaard, en de proactieve houding van Finbees zorgt ervoor dat het kantoor altijd op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. “Finbees heeft de kennis en kunde om ons kantoor naar een hoger niveau te tillen. We kunnen met het volste vertrouwen vooruitkijken.”